Los ladrones de tiempo de tu jornada laboral ¿Cómo vencerlos?

Publicado 01 julio 2015

Seguro que más de una vez te ha pasado que has estado toda la mañana sin levantarte de tu mesa de trabajo y cuando llega el mediodía te das cuenta de que apenas te ha cundido la jornada. Cuando vuelves sigues teniendo encima de la mesa una gran cantidad de papeleo y tareas por terminar y no parece que la tarde vaya a ser mucho más productiva.

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Lo más probable es que hayas sufrido un ataque de ladrones de tiempo. ¿Quiénes son los ladrones de tiempo? Son todos aquellos hábitos y herramientas que utilizamos para trabajar en nuestro día a día y en las que invertimos mucho más tiempo y energía de la que nos gustaría. Lo cual hace que no nos concentremos del todo en las tareas que estamos haciendo y que nuestra eficiencia disminuya considerablemente.

"El resultado es que al final de la jornada terminamos con la sensación de que no hemos dejado de trabajar, pero que no hemos avanzado absolutamente nada en al ejecución de las tareas que teníamos previstas."

Lo más normal es que después de sufrir un ataque de ladrones de tiempo en muchos casos hace que tengamos que echar horas extra, produciéndonos ansiedad por dejar cosas para mañana o frustración por no ver avances.

No obstante, si sabes identificarlos te resultará mucho más fácil evitarlos y conseguir aumentar tu eficiencia durante la jornada laboral. Y para que te resulte más fácil, hoy te traemos una selección de cuáles suelen ser los más frecuentes y algunos consejos para luchar contra ellos.

Los ladrones de tiempo más habituales en un entorno de trabajo

Como ya hemos dicho, para poder combatir a los ladrones de tiempo es importante saber identificarlos. Muchas veces se trata de cosas que hemos empezado a hacer o páginas en las que hemos entrado un par de minutos, pero cuando queremos darnos cuenta nos han robado más de una hora de nuestra jornada.

1. Correo electrónico

Es uno de los mayores ladrones de tiempo y de los más habituales. Muchas veces entramos para ver si tenemos algún email importante o para contestar algún mensaje y cuando nos damos cuenta nos hemos pasado media mañana enviando emails sobre distintas cuestiones de nuestro trabajo.

El problema es que aunque se trate de temas relacionados con nuestras funciones, en la mayoría de los casos nos impiden avanzar en lo realmente importante. Y es que muchas veces le damos más importancia al correo electrónico de la que realmente tiene.

Por eso, lo primero que debes hacer es cerrarlo y echarle un ojo solamente en algunos momentos programados de la mañana como si de una tarea más se tratara, para evitar que esté constantemente reclamando nuestra atención, pues no todos los mensajes son urgentes y el 90% de las veces pueden esperar.

2. Redes sociales

Este es uno de los servicios en los que más riesgos corremos de quedar atrapados. Entramos para ver alguna publicación o comprobar si tenemos mensajes en nuestra página de empresa o del perfil personal y cuando nos damos cuenta, se nos ha ido mucho tiempo en cosas que nada tienen que ver con nuestro trabajo. Un auténtico agujero negro en el que debemos medir bien el tiempo. Poner una alarma que nos avise de que nos estamos excediendo de tiempo puede ser una buena opción.

3. Reuniones largas e improductivas

Las reuniones de empresa pueden convertirse en otro pozo sin fondo de nuestro tiempo. El problema es que en la mayor parte de las empresas no poseen una planificación clara, con temas previamente avisados y con un intervalo de hora establecido. Todo ello nos ayudará a ahorrar tiempo después. De lo contrario, corremos el riesgo de que la reunión se alargue demasiado y que además no se saque nada en claro.

4. Interrupciones constantes

Las interrupciones a lo largo de nuestra jornada laboral pueden resultar difíciles de identificar. Si hablamos del correo electrónico o las redes sociales, podemos poner un tiempo límite, pero cuando se trata de llamadas telefónicas, compañeros que nos piden un favor, etc. puede ser más difícil. La cuestión es que estas interrupciones rompen nuestra concentración pues nos obligan a parar, recuperar el hilo de lo que estábamos haciendo y continuar. Algo que si ocurre con demasiada frecuencia, nos exigirá cada vez mayor esfuerzo y cada vez nos costará más saber por dónde íbamos.

5. Abarcar muchas tareas de poca importancia

La manera en que nos organizamos también puede convertirse en otro ladrón de tiempo. Llevar a cabo muchas tareas de poca relevancia pueden hacer disminuir nuestra energía a lo largo de la jornada y al finalizar nos damos cuenta de que no hemos hecho nada realmente importante. Por eso, lo ideal es centrarse en tareas principales y luego dedicarnos a las pequeñas tareas que tenemos que solucionar.

¿Cómo luchar contra los ladrones de tiempo?

Combatir a los ladrones de tiempo no siempre resulta fácil. En primer lugar porque para ello tenemos que hacer algunos cambios en nuestra forma de trabajar. La ventaja es que en poco tiempo, veremos como nuestra productividad va mejorando, lo cual compensa en gran medida el esfuerzo realizado. Además, iremos normalizando los cambios de forma progresiva y no nos costará tanto.

También es recomendable hacer una planificación de las tareas a llevar  acabo antes de iniciar la jornada. No obstante, hay que ser flexibles y saber que no siempre va a salir como lo teníamos programado. Se trata de intentar cumplir con el plan en la medida de lo posible.

Por últimos, es aconsejable enfocar nuestros esfuerzos en una sola tarea, evitando hacer mil cosas a la vez. De esta manera, eliminaremos del panorama cualquier interrupción que dependa de nosotros. Cuando terminemos lo que estamos haciendo, podremos pasar a otra cuestión.

Además, nadie mejor que tú sabe cuáles son tus ladrones de tiempo. Por este motivo, el mayor esfuerzo tiene que venir de ti. Si queremos cambiar nuestra forma de trabajar, solamente debemos modificar algunos de nuestros malos hábitos. ¡En tu mano está conseguirlo!

 

Escrito por:
Cristina Muriel Garín